A Számlázz.hu automatikus e-számlázását egy hónapja vezettük be, és máris imádom, hogy egy számlát sem kell megírni.

Mielőtt a Számlázz.hu-ra átálltunk, előtte több, saját gépre telepített számlázó szoftvert próbáltunk. Nem voltak ezek rosszak, de mindig kiderült, hogy az egyszeri díjhoz még jön egy, a weboldalon nem reklámozott frissítési díj, és ha netán olykor-olykor újra kellett telepíteni a Windowst, nem kis fejfájást okozott, hogy akkor mi legyen a számlázószoftverrel? És ha elmentünk valahová pár napra, és számlázni kellett volna: „Ajajj, az irodai gépen van telepítve a számlázó…”

De hozzá kell tenni, hogy 2005-06 körül azért örültünk egyáltalán a szoftveres számlázásnak, hogy végre ne kelljen kézzel kitölteni a tömböket. A legkomolyabb automatizálásnak az számított, hogy a számlát úgy tudta nyomtatni az adott szoftver, hogy a címzés a francia ablakos borítékhoz passzoljon. És akkor örültünk, hogy legalább nem kell címkenyomtatóval vacakolni, vagy körmölni a borítékokat.

De ez ma már édeskevés, alapelvárás, hogy a webshopos rendelésekhez befizetés után automatikusan elkészüljön az e-számla, és azonnal ott legyen az ügyfélnél emailben.

Bár az ÁFA-törvény számlákra vonatkozó előírásai már évek óta lehetővé teszik az ilyen automatikus megoldásokat, mégis azt látom, hogy a számlázás terén még mindig rengeteg városi legenda, tévhit, és népszerű félrertés él a vállalkozók fejében, pl: 3 példányban kell készíteni, alá kell írni, TEÁOR számot kell ráírni, stb stb.

A komplett számla automatizálást a Számlázz.hu-val, a webshopjával oldjuk meg, amit a Számlázz-n ajánlottak. Ha tudtam volna, hogy mennyire egyszerű megoldani ezt, már sokkal hamarabb megcsináltuk volna.

Ezzel nekünk gyakorlatilag nullára csökkent az adminisztrációs teher, mert digitális terméket forgalmazunk, amit letöltési link formájában szállítunk ki, és egy kattintással az ügyfél a számlát is megkapja.

A megoldás pofonegyszerű
Négy lépés az egész:
Első lépés:

Elő kell fizetni a Számlázz.hu E-számla csomagjára, éves díja 15e Ft alatt van, ez a csomag tudja azt, hogy automatikusan létrehozza a számlát külső szoftver utasítása alapján, és ebben a csomagban jön ki 6 Ft-ra egy e-számla, és ezen felül van még az automatikus számlák mennyisége szerinti díj, havi 3000 darab számla (azért ez már komoly mennyiség) csak 5e Ft + áfa, de 50 számla alatt meg csak 1,5e Ft+áfa.

Második lépés:

A Számlázz.hu fiókban a Beállítások -> Értesítő –nél, a Számlázz.hu fiókban be kell állítani azoknak az emaileknek a szövegét, amiket a vevő akkor kap, amikor megkapja az e-számlát. Ez nekünk fontos volt, mert az alapértelmezett szöveg hivatalosabb, magázódó, mi pedig közvetlen, tegeződő formában kommunikálunk az ügyfelekkel, és a vásárlónk nem a cég nevét ismerik, hanem az én nevemet.

Ezért fontos, hogy ki legyen az e-mail feladója, mi a tárgy, és milyen stílusú a szöveg.  Ugyanis, ha korábban nem így kapta az ügyfél a számlát, akkor meglepő lehet neki, hogy ez az e-mail most miért jött.

Harmadik lépés:

Megrendeleni a szolgáltatást itt, hogy a shopodat összeköti a Számlázz.hu val.

Negyedik lépés:

Ha ez kész, a dolog már működik is. Amikor a Woocommerce-ben egy rendelés „teljesített” állapotú lesz, azaz a pipára kattintasz, akkor kiállítja az e-számlát is, és már küldi is a vevőnek e-mailben. Ha belépsz a Számlázz.hu-n, ott is látni fogod az elkészült számlát.

Akkor is jól számol, ha a vevő kupont használt a vásárláshoz és kevesebbet fizetett egy adott termékért a listáárnál. A kiállított számlát itt is meg tudod nézni, egy új kis számla ikon lesz a rendeléseid listáján, minden vásárlás mellett. Ha egy adott rendeléshez bármilyen oknál fogva nem kell számla (pl: akcióban ingyenes digitális termék, ajándék termék, stb.) akkor be lehet állítani, hogy adott esetben ne készüljön el a számla.

Egy tipp: Felesleges azzal vacakolni, hogy teszt állapotba kéred állítani a Számlázz.hu fiókot, amíg ezt megcsinálod. A dolog működik, nincs rajta mit tesztelni. De ha szeretnéd mégis kipróbálni, mielőtt az ügyfeleid látják, hozz létre nyugodtan pár teszt megrendelést. A számlákat később lesztornózod, 6 Ft egy e-számla. Mi így csináltuk meg, nem akartam időt veszíteni a tesztelgetéssel.

Ez az automatizálós megoldás nekünk havi szinten legalább 3 munkanapnyi időt spórol. 3 munkanap, amely idő alatt pl. ki tudok találni egy új értékesítési kampányt… Korábban ennyi idő ment el a számlázás körüli adminisztrációval, most meg zéróra csökkent, a Számlázz.hu-nak köszönhetően.”

Ha szeretnéd máris megtenni az első lépést a négyből, indulj el vele itt, még ma!

A honlap további használatához a sütik használatát el kell fogadni. További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a az Adatvédelmi irányelveket és a sütik -Cookie szabályzatban foglaltakat.

Bezárás